Zusammen mit der Projektfokus haben die Industriellen Betriebe Interlaken ein systemunterstütztes Auftragsmanagement eingeführt. Die Lösung vereinfacht den Mitarbeitern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern gibt dem Management auch eine bessere Übersicht über die Aktivitäten im Unternehmen und damit einen höheren Grad an Steuerungsmöglichkeiten.

Industrielle Betrieb Interlaken

Die Industriellen Betriebe Interlaken (IBI) sind eine öffentlich-rechtliche Unternehmung der Einwohnergemeinde Interlaken im Berner Oberland. Mit rund 50 Mitarbeitern versorgen die IBI über 15’000 Kunden aus Interlaken und den umliegenden Gemeinden mit Strom, Gas und Wasser. Die IBI betreiben eigene Kraftwerke in der Region und produziert eigenen Ökostrom mit erneuerbaren Energien. Zur Aufrechterhaltung der Energieversorgung gehört auch der Bau und Unterhalt von Leitungsnetzen und Produktionsanlagen. Neben internen Arbeitskräften beschäftigt die IBI auch externe Partner, die im Versorgungsgebiet anstehende Bau- und Wartungsarbeiten im Namen der IBI erledigen.

Auftragsmanagement IBI

Systemunterstütztes Auftragsmanagement für Verwaltungsaufgaben

Wie in vielen KMU-Betrieben wurden auch in den IBI mehrere Pendenzenlisten geführt. Einzelne Bereiche, Abteilungen und Gremien hatten eigene Excel-Listen, um darin ihre Aufgaben zu erfassen, zuzuweisen, nachzuverfolgen und nachzuführen. Das Koordinieren dieser Vielzahl von Listen war keine einfache Aufgabe und es war zuweilen schwierig und aufwändig den Überblick über die aktiven Pendenzen zu behalten. Einfache Fragen wie „wer erledigt diesen Auftrag?“, „wie ist der Stand der Arbeiten?“ und „wann wurde der Auftrag erledigt?“ waren nicht ohne Weiteres zu beantworten.

Das Management der IBI hat aus diesem Hintergrund beschlossen, das interne Auftragsmanagement in einem zentralen System abzubilden und damit die bestehenden Pendenzenlisten abzulösen. Das System soll die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit unterstützen und dem Management mehr Übersicht und Kontrolle über die laufenden Aufträge ermöglichen. Mit diesem klaren Anliegen traten die IBI an die Projektfokus.

Anforderungsaufnahme und Umsetzung in JIRA

Als Pilotversuch soll das systemunterstützte Auftragsmanagement initial nur in einer Abteilung eingeführt werden. Zusammen mit der Abteilung Finanzen und Services hat die Projektfokus in einem Workshop den Prozess für ein Auftragsmanagement identifiziert, modelliert und analysiert. Neben dem eigentlichen Prozessablauf definierten die Teilnehmenden für das Erledigen von Aufträgen auch nötige Rollen, Daten, Ausnahmeregelungen und Auswertungsmöglichkeiten. Aus den erarbeiteten Ergebnissen hat die Projektfokus eine Prozessbeschreibung und ein Prozessmodell konzipiert. Die resultierende Prozessspezifikation wurde im Anschluss in die Applikation JIRA integriert. Die IBI konnten in Folge die Integration mit eigenen Fallbeispielen testen. Im iterativen Verfahren wurden Rückmeldungen der Abteilung Finanzen und Services aufgenommen und in JIRA umgesetzt.
Nach der erfolgreichen Pilot-Phase von ungefähr zwei Monaten, haben die IBI begonnen das interne Auftragsmanagement mit JIRA auf die ganze Unternehmung auszubreiten.

Das neue interne Auftragsmanagement IBI

Interne Aufträge werden in den IBI fortan von Mitarbeitenden in JIRA erfasst, zugewiesen, kommentiert, ergänzt, abgearbeitet, geprüft und als erledigt markiert. Den Mitarbeitenden wird ein individuelles Cockpit zur Verfügung gestellt, das eine Übersicht über ihre aktuellen Aufgaben anzeigt. Auftragsfortschritte werden kommentiert oder mit neuen Status weiterbearbeitet oder weitergeleitet.

Die Geschäftsleitung profitiert von einer gesamtheitlichen Auftragsübersicht und kann sich innert Kürze über Status und Historie der laufenden oder abgeschlossenen Aufträge informieren.

Technisches Auftragsmanagement IBI

Bau- und Wartungsaufträge mit Einbezug von externen Partnern

Nach dem Erfolg der Einführung des internen Auftragsmanagements haben die IBI den Wunsch geäussert, auch die Bau- und Wartungsaufträge (technische Aufträge) der Kernbereiche Strom, Gas, Wasser und Wärme in JIRA abzuwickeln. Als technische Aufträge bezeichnet, betreffen sie Einsätze meist ausserhalb des Unternehmens, wie Bau- oder Wartungsarbeiten an Strassen, Gebäuden und anderer Infrastruktur. Sie setzen oft auf eine Zusammenarbeit mit externen Partnern. Erschwerend ist, dass einerseits die externen Partner nicht auf die IT-Infrastruktur der IBI zugreifen können und andererseits die Bau- und Wartungsbeauftragten verständlicherweise nicht mit einem fixen PC-Arbeitsplatz ausgerüstet sind. Aufträge müssen deshalb auch in Papierform vorliegen können. Zum aktuellen Zeitpunkt hat die Abwicklung der technischen Aufträge gut funktioniert, baute im Detail aber auf Wissen und Erfahrung einzelner Mitarbeiter.

Prozessidentifikation und -analyse

Die Anforderungsaufnahme für das technische Auftragsmanagement hat die Projektfokus gemeinsam mit Mitarbeitenden der betroffenen Abteilungen in einem Workshop durchgeführt. Die Anforderungen hierzu waren im Vergleich zum Auftragsmanagement der Verwaltungsaufträge etwas anspruchsvoller. Um in den Aufträgen Stammdaten wie Gemeinden, Adressen, Dienstleistungsstrukturen und bestehende Abhängigkeiten zu verantwortlichen Personen berücksichtigen zu können, mussten spezielle Anforderungen an den Prozess und an das Tool verifiziert werden. Das Auftragsblatt für die Bau- und Wartungsbeauftragten, das als PDF zur Verfügung gestellt werden soll, musste ebenfalls spezifiziert werden.

Vom Prototyp zum Betrieb

Die Projektfokus hat die dokumentierten Anforderungen spezifiziert und in einem Prototypen auf der eigenen JIRA-Plattform für Tests der IBI erstellt. In einem iterativen Vorgehen haben die Projektmitglieder den Prototypen mit Fallbeispielen geprüft. Rückmeldungen hat die Projektfokus jeweils zeitnah auf dem Prototyp umgesetzt. Erst als der Prototyp den Bedürfnissen der IBI entsprach wurde die Integration auf die Systemumgebung der IBI vollzogen und in die Unternehmung eingeführt.

Seither werden auch die technischen Aufträge der IBI erfolgreich in JIRA erfasst, zugewiesen und abgearbeitet.

Nutzen und Vorteile

Die Implementierung des Auftragsmanagements in den IBI ist ein Erfolg. Als grösster Vorteil wird von den IBI die Konsolidierung der Pendenzenlisten in ein unternehmensweites, zentrales Informationssystem bezeichnet. Der damit gewonnene hohe Informationsgehalt des Systems ist für das Management ein grosser Vorteil. Wer einen Auftrag oder Informationen zu einem Thema sucht, der findet innert Sekunden eine Antwort. Damit werden Effizienzgewinne erreicht, die zu einem grossen Teil für den Erfolg der Einführung verantwortlich sind.

Für die Einführung der Anwendung musste kein grosser Schulungsaufwand betrieben werden. Das Auftragsmanagement trifft auf eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitenden, was für die von der Projektfokus gewählten Konfiguration des Auftragsmanagements und dessen Implementation in JIRA spricht.